Hohhoijaa, taas pari kokousta

”Kun kokouksista lähdetään kotiin, kukaan ei ole hyvällä tuulella”, kuvaili ulkoministeri Alexander Stubb aikanaan EU:n huippu- ja ulkoministerikokouksia.

Tuttu tunne? Totta. Liian usein kokouksissa toistuu sama näytelmä ja draaman kaari.

             Samuel Zeller

Joskus tuntuu, että suomalaiseen kokouskulttuuriin liittyy vaikutelman synnyttäminen. Luulemme olevamme ikään kuin tehokkaita, jos vietämme aikaa yhdessä tilassa kolme tuntia putkeen.

Suomalaisen Työn Liiton puuhasi yhteistyökumppaneineen Kansallinen kokousbarometri -tutkimuksen. Barometriin vastasi lähes 600 ihmistä paristakymmenestä eri organisaatiosta.

37 työpäivää kokouksessa

Selvityksen mukaan jopa 42 prosenttia kokouksista koettiin tehottomiksi. Yli puolet vastaajista oli sitä mieltä, että kokouksia pidetään liikaa.

Barometrin mukaan monen työviikko sisältää keskimäärin seitsemän kokousta, joissa tärvätään noin 9,5 tuntia työaikaa.

 

             Dariusz Sankowski

Vuodessa kuluu jopa 37 työpäivää kokouksiin. Monella menee lähes puolet viikosta palavereihin.

 

Hetkinen, jos työpäivän pituus on 7,5 tuntia, se tekee vuodessa 277,5 tuntia, eli 7,5 täyttä työviikkoa.

5500 euroa per lärvi

Muut kokoukseen liittyvät asiat, sopivan ajan ja paikan löytäminen, kokoukseen valmistautuminen ja paikalle siirtyminen, veivät työntekijältä lisäksi kuutisen tuntia viikossa.

Lopputuloksena oli, että kokousasioihin menee monelta noin 40 prosenttia viikkotyöajasta, ja jokaisesta kokouksesta meni heidän mukaansa parikymmentä minuuttia aikaa hukkaan.

             Alejandro Escamilla

Kyseisen barometrin laskelmien mukaan tämä kaikki maksoi työnantajalle noin 5 500 euroa työntekijää kohden.

Jos kokouksia tehostettaisiin, se voisi tuoda sadan hengen organisaatiossa jopa puolentoista miljoonan euron säästöt vuodessa, tutkimuksessa todetaan.

Mikä avuksi?

Palaverista saa sujuvan yksinkertaisilla keinoilla, sanovat asiantuntijat.

Alkuun pitäisi ottaa tavaksi se, että pidetään kokous vain, jos sitä tarvitaan. Ei sen takia, että se sattuu olemaan kalenterissa.

Hyvä kokous alkaa ajallaan, eli tässä asiassa me osallistujat voisimme katsoa peiliin. Tullaan ajoissa paikalle.

             Stefan Cosma

Samoin, suunnitellaan kokous kunnolla etukäteen, käsitellään vain asialistan asioita. Tekniikan on pelattava (asia on etukäteen varmistettava) ja tilan olisi oltava tietysti sopiva.

Parhaimmillaan kokous todella voi (voiko?) synnyttää kirkkaita uusia ajatuksia, tehostaa ja innostaa työtä.

Huonoimmillaan kokous syö energiaa ja työmotivaation sekä vie työpäivästä parhaan osan.